Til mødet var følgende parceller repræsenteret: Ålbrovej 7a, 8, 10a, 11a, 11b, 13b, 14, 15b, 17a, 19a, 19b, Tårnvænget 5, 13, 16 og 17
1) Valg af dirigent:
Gert Tårnvænget 17 blev valgt til dirigent
Gert indledte mødet med at konstatere, at der var indkaldt rettidigt til den ekstraordinære generalforsamling, at alle medlemmer af bestyrelsen var til stede og at den ekstraordinære generalforsamling derfor var beslutningsdygtig.
2) Godkendelse af dagsorden
Ingen indsigelser til dagsordenen
3) Godkendelse af regnskaber 2019, 2020, 2021, 2022, 2023:
Regnskaberne for årene 2019, 2020, 2021, 2022 og 2023 blev gennemgået på mødet. Grundejerforeningens tidligere kasserer, Jens Ålbrovej 19b, havde medbragt regnskaber fra perioden, som også har været revideret og godkendt af grundejerforeningens revisorer, Jan Tårnvænget 5 og Ida Ålbrovej 7a. Da regnskaberne først kom bestyrelsen og nuværende kasserer i hænde ved mødet 2. september, havde grundejerforenings kasserer, Michael Ålbrovej 13b ud fra bankens kontoopgørelser udarbejdet regnskaber for 2019 til og med 2023. Disse regnskaber har også været lagt op på foreningens hjemmeside forud for den ekstraordinære generalforsamling.
Regnskaberne udarbejdet af nuværende kasserer er blevet tjekket igennem af Ida, som kunne oplyse, at de stemmer overens med de regnskaber, den tidligere kasserer har lavet. Michael vil afstemme sine regnskaber med regnskaberne overdraget fra Jens. Ida gjorde opmærksom på at regnskabet 2019 bør korrigeres, da der ikke er tale om, at Kastaniehøjen har betalt for meget i kontingent, men at de i stedet har betalt deres gæld til grundejerforeningen.
Ved gennemgang af regnskaberne, konstateredes det, at der er restancer for et stort beløb, som vedrører manglende betaling af kontingent. Michael oplyste, at det primært drejer sig om eksisterende beboere men også enkelte fraflyttere, som ikke har betalt deres kontingent. Restancer for 3 år tilbage vil blive forsøgt opkrævet, og resten må sandsynligvis afskrives. Der skal igangsættes en rykkerprocedure. Der er ingen af grundejerforeningens medlemmer, som har betalt kontingent i 2023.
Der blev også kommenteret på, at udgifterne til snerydning er steget væsentligt. Bestyrelsen har på sin To-do-liste at genbesøge foreningens aftale om snerydning og indhente tilbud fra 2 andre aktører på området. Hvilket også blev aftalt på den ordinære generalforsamling
Regnskaberne blev godkendt af de tilstedeværende uden afstemning
De godkendte og underskrevne regnskaber vil blive lagt ud på foreningens hjemmeside.
4) Opkrævning af kontingent 2024:
Der har ikke været opkrævet kontingent i 2023 og opkrævning i 2024 er forsinket. Årsagen til dette er, at grundejerforeningens konto har været lukket for opkrævning via betalingsservice, Da financetilsynet for at forhindre hvidvask kræver, at der hvert år indsendes regnskab og referat fra foreningens generalforsamling, hvilket ikke har været gjort. Først når dette er på plads kan konto genåbnes og kontingent opkræves. Grundejerforeningens medlemmer kan derfor forvente en opkrævning på 1500,- i oktober måned (kontingent 2023 + første halvår 2024) og igen i November for 2. halvår af 2024; 500 kr.
Der var ingen indsigelser til dette.
5) Udgifter til udbedring af problem med afledning af regnvand , Tårnvænget 13:
Som besluttet på grundejerforeningens ordinære generalforsamling havde Brian og Daniella Tårnvænget 13 indhentet tilbud fra 2 kloakmestre på, hvad det ville koste at få etableret dræn langs deres mur ud til Tårnvænget for derved at kunne dræne regnvand, som kommer fra vejen væk fra muren. Problemet skyldes tung trafik, samt anden slitage, og at der ikke længere er det optimale fald til afløbet ude på vejen.
Tilbuddene har været sendt til bestyrelsen, som efter gennemgang havde bedt om at få et opdateret tilbud fra en af kloakmestrene. Dette var kommet dagen inden mødet og derfor ikke præsenteret grundejerforeningens medlemmer forud for mødet, hvilket mødte en del kritik.
Prisen på etablering af dræn med afledning til kloak i vejen er 33.065 kr.
Dog kan grundejerforeningen ikke godkende at arbejdet sættes i gang, da man ikke må lede mere end 20% af regnvandet fra egen grund til den offentlige regnsvandsledning. Bestyrelsen har forhørt sig hos kommunen og trods at regnvands brøndene på Ålbrovej/Tårnvænget er vores egne, så leder de stadig til den offentlige regnvandsledning og derfor kan dræn ikke tilkobles kloak i vejen, men skal ledes til faskine på egen grund.
Mange alternative løsninger til udbedring af problemet blev diskuteret på mødet (hæve kant med stabilgrus, lave kantsten, vejkasse, sænke afløb i vejen mm.)
Da tilbud ikke har været præsenteret grundejerforeningens medlemmer forud for mødet og heller ikke lever op til gældende regler, så skal der findes en løsning, hvor alle regulativer og regler overholdes.
Med 12 stemmer for, 1 stemme imod og 2 der ikke ønskede at stemme, blev det besluttet at bestyrelsen skal finde en passende løsning og kan disponere over de 33.065 kr som var fremlagt til etablering af dræn i det nuværende tilbud.
6) Udgifter til bestyrelsesarbejde:
Formand, Rikke bad de tilstedeværende om at tage stilling til om de kunne acceptere, at der til bestyrelsesarbejdet (printe invitationer, referater mm) bliver indkøbt en printer, blæk, papir og andre kontorartikler. Michael har lagt et rådighedsbeløb på 1.500 kr i budgettet i år og næste år til indkøb. Printer og kontorartikler vil udelukkende blive brugt til grundejerforeningens arbejde og overdrages til fremtidige nye medlemmer af bestyrelsen, når/hvis nuværende medlemmer udskiftes.
Med 15 stemmer for og 0 imod blev det besluttet at bestyrelsen kan bruge et mindre beløb til indkøb af de fornødne kontorartikler.
7) Eventuelt:
Konto og hævekort: I forbindelse med genåbning af grundejerforenings konto er bestyrelsen blevet opmærksom på, at vi tidligere har haft en ordning, hvor kasserer eller formand alene, uden godkendelse fra anden person, har kunnet hæve penge på grundejerforeningens konto. Hvis vi ønsker en ordning med en 2-persons godkendelse for, at der kan hæves på kontoen, vil det i Danske Bank koste grundejerforeningen ca. 3000 kr i gebyr om året. Da det giver en ekstra sikkerhed, hvis der kun kan hæves på kontoen med godkendelse fra både kassereren og formanden, vil bestyrelsen undersøge, om man kan få en sådan ordning gratis i en anden bank og præsentere mulighederne på næstkommende ordinære generalforsamling.
Fjernvarme: Det blev foreslået, at vi undersøger muligheden for at få en repræsentant fra fjernvarme selskabet til at komme ud og fortælle om processen med etablering af fjernvarme på vores vej. Der var bekymring for hvordan fx redningskøretøjer skal komme frem, hvis hele vejen graves op. Der var stor opbakning til at få mere information om den kommende etablering af fjernvarme i vores område.
Kurt nummer 10a gjorde opmærksom på, at han mente at Parkering-forbudt skiltet står forkert placeret, det burde så vidt han var orienteret stå mindst 3 meter fra indkørsel.
Referat skrevet af Anette, Ålbrovej 8 (Sekretær)
Godkendt af Michael, Ålbrovej 13b (Kasserer)
Godkendt af Rikke, Ålbrovej 11B (Formand)